Die Archive zählen zu den ältesten Dienststellen der Verwaltung.
Die Aufgabe eines Archivs besteht darin, Zeugnisse der Tätigkeit von Behörden, Institutionen, Unternehmen, Verbänden und natürlichen Personen aus allen gesellschaftlichen Wirkungsbereichen zu übernehmen. Ist das Material nach gesetzlichen Bestimmungen dauernd aufbewahrungswürdig, wird es zu Archivgut und sollte gesichert, inhaltlich erschlossen, ausgewertet und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.
Primär handelt es sich dabei um Registraturgut, Korrespondenzen, Manuskripte, Entwürfe, Zeitungen, Pläne, aber auch Bild- und Tonmaterial sowie elektronische Datenträger.
Ein Archiv betreut in der Regel einen bestimmten Zuständigkeitskreis. Als Kommunalarchiv ist unser Stadtarchiv zuständig für die Stadtverwaltung Bad Langensalza für das 1950 eingemeindete Ufhoven und für die 12 weiteren Ortsteile, die in den 1990er Jahren eingemeindet wurden. Das Stadtarchiv ist somit das funktionierende Gedächtnis der gesamten Stadtverwaltung.
Wer das Wort “Archiv” hört stellt sich oft eine Spitzweg-Idylle vor. Er denkt an einen Einsiedler, der sich weltfern mit alten verstaubten Akten beschäftigt. Doch wer sich informiert hat, weiß es besser. Ein Stadtarchiv ist eine Einrichtung die mit der Zeit geht.
In jedem privaten Haushalt finden sie einen Schrank, wo Familienpapiere, Zeugnisse, Versicherungspolicen oder Verträge aufbewahrt werden, um jeder Zeit sein eigenes Recht wahren zu können.
Die gleiche Aufgabe erfüllt das Stadtarchiv Bad Langensalza, hier werden Archivalien übersichtlich geordnet und deponiert, mit der Aufgabe die Interessen aller Bürger und die Rechte der Stadt zu wahren.
Alle Dokumente verdanken ihre Entstehung aktuellen Zwecken. Im Laufe der Zeit verlieren viele ihre aktuelle Bedeutung. Aus zwei Gründen werden ausgewählte Unterlagen zu Archivgut: Zum einen müssen Schriftstücke, deren rechtliche Beweiskraft in der Gegenwart oder auch in Zukunft noch von Bedeutung sein könnten sicher aufbewahrt und erhalten werden, damit die Verwaltung und Einzelpersonen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal darauf zurückgreifen können. Zum anderen unterrichten diese Unterlagen über authentische Geschehnisse aus der Vergangenheit und dienen der historischen Forschung somit als Quelle.
Archivgut gehört rechtlich zum Kulturgut. Es besitzt dauerhaften Wert und muss unbegrenzt aufbewahrt werden.
